1. De basis: begin met een stevig fundament

Waarom een goed plan onmisbaar is

Het klinkt zo logisch: begin bij de basis. Toch zien we vaak dat organisatoren vol enthousiasme vanuit hun passie voor sport aan de slag gaan, zonder een duidelijk (meerjaren)plan. En juist zo’n plan is cruciaal. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor stakeholders, vergunningverleners, subsidieverstrekkers en sponsoren. Zij willen weten welke richting het evenement opgaat en wat de ambities zijn voor de komende jaren.

Zet je visie op papier

Stel jezelf de vraag: waar wil je over tien jaar staan met je evenement? Wat betekent succes voor jou? Partners, deelnemers en sponsoren verbinden zich vaak voor langere tijd aan een evenement en willen weten waar ze aan toe zijn. Leg je koers en ambities daarom vast in een visiedocument. Hierin beschrijf je voor de komende vijf tot tien jaar wat je wilt bereiken, wat het einddoel is en welke stappen je jaarlijks zet om daar te komen.

Wat hoort er minimaal in een visiedocument?

• Doel: Waarom organiseer je het evenement? Wat wil je ermee bereiken?
• Doelstellingen: Wanneer is het evenement geslaagd? Welke concrete resultaten streef je na?
• Planning: Maak een planning, niet alleen richting het evenement, maar ook voor de komende jaren.
• Organisatie: Wat is de juridische vorm van je organisatie? Wie zijn er betrokken? Zijn er commissies en wie heeft welke rol?

Maak een plan: jouw routekaart voor het komende evenement

Na het visiedocument volgt het (meer jaren) plan, oftewel het plan van aanpak voor het aankomende evenement.

Hierin werk je de praktische zaken uit:

• Datum: Waarom kies je voor deze datum? Denk aan andere evenementen, vakanties of het weer.
• Locatie: Welke plek heb je op het oog en waarom? Kijk naar prijs, bereikbaarheid, parkeergelegenheid en veiligheid.
• Doelgroep: Op wie richt je? Dit is belangrijk voor de werving van deelnemers, bezoekers en sponsoren.
• Programma: Geef een duidelijk tijdschema van de wedstrijden en activiteiten.
• Side-events: Welke extra activiteiten organiseer je en voor welke doelgroepen?
• Vrijwilligers: Hoeveel vrijwilligers heb je nodig en hoe ga je ze werven? De inzet van vrijwilligers is cruciaal voor het succes.
• Draaiboek: Wie doet wat op de dag zelf? Leg dit vast.
• Promotie: Hoe trek je deelnemers, bezoekers en partners aan?
• Budget: Wat zijn de inkomsten en uitgaven? Is er nog een gat dat je moet dichten met sponsoring of subsidie?
• Rapportage: Verwerk alles in een eindrapportage, inclusief evaluatie en een vooruitblik naar de volgende editie. Deel deze rapportage ook met je partners.

Hulp nodig? Wij denken graag met je mee

Sportservice Flevoland helpt je graag bij het opstellen en aanscherpen van je plannen. We checken je visie- en jaarplan op volledigheid en haalbaarheid, zodat je goed voorbereid bent op bijvoorbeeld een subsidieverzoek.

Wat hebben we van jou nodig?

Om je optimaal te kunnen ondersteunen, is een sterk visie- en jaarplan essentieel. Met een goed uitgewerkt plan vergroot je de kans op subsidies, sponsoring en een succesvol evenement.

Heb je al een (meerjaren)plan? Mail het naar info@sportflevo.nl.
Binnen twee weken ontvang je van ons feedback, tips en suggesties om je plan nóg sterker te maken.

Zelfs de beste sporters hebben een coach nodig. Wij zijn er voor jou!

1. Het plan
2. Financiën/Subsidies
3. Vergunningen
4. Marketing/Communicatie
5. Side Events
6. Impact