4. Marketing: bepaal je communicatiestrategie

Goede communicatie is de sleutel

Bij het organiseren van een evenement draait alles om communicatie. Je hebt te maken met deelnemers, bezoekers, de locatiebeheerder, gemeente, sponsoren, de pers én natuurlijk de vrijwilligers. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat iedereen weet waar hij aan toe is. Een goed communicatieplan helpt je om vanaf het begin scherp te zijn op tijdige en heldere communicatie met alle betrokkenen.

Denk vooraf na over je strategie

Voordat je begint, is het slim om jezelf (en je team) een aantal vragen te stellen:

• Wat voor soort evenement organiseren we?
• Welk imago willen we uitstralen? (Denk aan de sport, het evenement zelf en de organisatie erachter)
• Wie willen we zijn en hoe willen we overkomen?
• Voor welke doelgroep(en) is het evenement bedoeld?

Betrek gerust stakeholders, vrijwilligers of andere betrokkenen bij deze vragen. Hun perspectief kan verrassend waardevol zijn en je beeld aanscherpen.

Voorbeeld: inzet van communicatiemiddelen

Om je een idee te geven hoe je verschillende doelgroepen kunt bereiken, vind je hieronder een voorbeeld van de inzet van communicatiemiddelen bij een jeugdevenement:

Promotie: begin op tijd

• Start minimaal 3 à 4 maanden voor het evenement met promotie richting potentiële deelnemers.
• Schrijf en verstuur persberichten. Regionale kranten worden nog steeds goed gelezen en plaatsen vaak ingezonden berichten. Stuur in de aanloop naar het evenement elke 2 tot 4 weken een persbericht uit. Sportservice Flevoland kan je bericht ook verspreiden binnen haar netwerk.
• Maak het deelnemers makkelijk om het evenement te delen via social media, bijvoorbeeld met een deelknop en kant-en-klare tekst na registratie.

Social media: onmisbaar voor je evenement

Social media zijn niet meer weg te denken uit de communicatie rondom evenementen. Je gebruikt ze voor promotie, het vergroten van je bereik, het opbouwen van een community en het delen van nieuws. De kracht van social media zit in de zichtbaarheid en interactie met je doelgroep. Zorg dat online en offline communicatie elkaar versterken.

Tips voor social media:

• Zorg voor duidelijke communicatiekanalen (website, socials) waar je altijd naar kunt verwijzen.
• Bedenk een goede, korte en herkenbare hashtag en gebruik die overal, zowel online als offline.
• Maak en deel zelf foto’s en video’s tijdens het evenement. Wacht niet alleen op de fotograaf, maar deel direct sfeerbeelden.
• Moedig deelnemers aan om actief te zijn op social media en deel hun berichten. Hoe meer interactie, hoe groter het bereik.
• Creëer tijdens het evenement een buzz: post foto’s, filmpjes, quotes en korte interviews. Vergeet je hashtag niet!

Wat kun je van ons verwachten?

• We delen jouw evenement graag via onze social media kanalen:
  • Insta: @sportflevo
  • Facebook: sportserviceflevoland
  • X (Twitter): sportflevo
• We promoten je evenement via ons netwerk, zoals buurtsportcoaches, verenigingen en scholen.

 Wat verwachten we van jou?

• Stuur bruikbare communicatie-uitingen naar info@sportflevo.nl
• Wil je jouw evenement in onze evenementenkalender? Meld het dan aan via het digitale inschrijfformulier.
• Meld je evenement ook aan bij de lokale VVV, zodat het automatisch op www.visitflevoland.nl verschijnt.
• We zien graag ons logo terug in jouw uitingen over het evenement.

Goede communicatie is geen bijzaak, maar de basis voor een geslaagd evenement. Samen zorgen we voor een sterk verhaal en een groot bereik!

1. Het plan
2. Financiën/Subsidies
3. Vergunningen
4. Marketing/Communicatie
5. Side Events
6. Impact